04.05.10
08:48 Uhr

MfG – nach Diktat verreist

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Gerade in den kommenden Wochen mit den vielfältigen Feiertagen und der next10 stellt sich dem Kommunikator in uns wieder eine wichtige Frage: Auto Reply or Not?

Während wir uns bemühen über Twitter einen großartigen Eindruck zu hinterlassen, vernachlässigen wir die gute alte eMail stiefmütterlich, oder?
Kann es in diesen Tagen überhaupt noch ein Auto Reply geben? Sind wir nicht alle ‚always on‘? Kann es von uns noch ein „I´m out of the office – back at my desk May, (insert date)“ geben? Schließlich haben wir ständig den Laptop auf dem Schoß, das iPhone am Herzen (in der Brusttasche des Jackets), das mobile Telephon in der Jeans hinten rechts, das virtuelle ‚desk‘ um uns herum.

Auto Reply or Not? Was gibt es da noch zu überlegen? Bin ich da? Bin ich erreichbar? Bin ich gar verfügbar? Will ich antworten? Muß ich antworten? Was sollen die Leute von mir denken?
Was ist der Unterschied zwischen Twitter und eMail? Denn auf ersteres werde ich nie nie nie verzichten – aber eMail? Business? Was, wenn ich lustig twittere, der andere aber merkt, daß ich nicht auf seine eMail antworte?

Mancher macht es sich da einfach: Ich bin angestellt, nicht angekettet. Schreibt mein Chef, werde ich wohl ‚rangehen‘. Ansonsten mache ich den Schreibern klar, wie unwichtig ihr Anliegen wirklich ist: „I´m out of the office – back at my desk May, (insert date)th. In urgent cases please call me on my mobile (insert number)“.

Das führt dazu, daß der Posteingang überquillt vor lauter un/wichtiger eMails, die einen zwingen, die Auswahl selbst zu treffen – was einen fast 20% der Zeit beschäftigt, die man in Abwesenheit von seinem ‚desk‘ verbrachte.

Auto Reply or Not? Gibt es einen Unterschied zwischen beruflicher Abwesenheit und Urlaub? Ist man überhaupt noch ‚abwesend‘? Und wie schnell verpufft der Urlaub wieder, wenn man die eMails nach seiner Abwesenheit aufarbeiten muß?

Seth Godin beschreibt, wie einfach Cory Doctorow es sich macht:

„Cory gets more email than you and me combined: When you go on vacation, set up an autoreply that says, „I’m on vacation until x/x/2010. When I get back, I’m going to delete all the email that arrived while I was gone, so if this note is important, please send it to me again after that date.“

Gerade Social Medianer sollten sich überlegen, wie sie mit ihren eMails umgehen (sonst paßt die tat nicht mehr zum Wort). Wer auf Twitter sozusagen ‚aus der Hüfte schießt‘, sollte auch seine eMail-Kommunikation entsprechend im Griff haben: in 24 Stunden antworten, sie nicht auf die lange Bank schieben, sich nicht hinter der eigenen Abwesenheit mittels Auto Reply verstecken – oder klipp und klar Cory’s Procedere folgen. Fände ich gut.

Mir würde es gefallen, wenn man Tweets, Blog-Kommentare und eMails gleichermaßen wichtig nähme. Wenn eMails in die bestehende Netiquette integriert würden. Wenn der next10-Urlaub et al. nicht zur Vernachlässigung der eMail führt. Wenn Auto Reply nicht zum nächsten „nach Diktat verreist“ würde.

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15 Kommentare

  1. Anatol

    Ich halte einen Auto reply bei einer Messe für sehr sinnvoll. Bei einem Telefonat erwartet der Anrufer schließlich auch meine volle Aufmerksamkeit – das Abrufen und Antworten von Mails auf einem Kongress lässt sich kaum über einen längeren Zeitraum konzentriert aufrecht erhalten. Dafür ist man ja schließlich auf einer Messe/Kongress/etc. – um zuzuhören, Gespräche zu führen.

  2. Patrick Breitenbach

    Mir geht das Echtzeitgetue manchmal so richtig auf den Keks. Es ist nicht entscheidend möglichst schnell zu kommunizieren, sondern möglichst gut und zuverlässig. Ich mag übrigens Seths großartigen Ansatz.

    Auto-Reply auf alle Fälle. Dem Sender ist es in erster Linie wichig, DASS seine Nachricht übermittelt wurde.

    Zum always-on Thema: Ich zwinge mich mittlerweile zum abstellen der Umleitung meiner Geschäftsmails und rufe sich nicht mehr ab. Das hat mir schon zwei mal den Urlaub versaut, weil man in eine Situation gerät, die man gar nicht kontrollieren kann und sich trotzdem dreifach darüber aufregt. Always-on im Berufsleben ist tödlich, und die Kreativität leidet darunter erst recht!

    Podcast dazu?

  3. sabinehaas

    Neben Auto-reply und Liegenlassen gibt es einen dritten Weg. Der ist sehr konservativ und aus der Mode gekommen, weil er angeblich sinnlos Geld kostet: Das Sekretariat! Ich finde diese Lösung die schlichtweg optimale, wenn man mehr als ein 1-Personen-Büro ist. Ich kann mich immer wieder aufregen, wenn Manager großer Unternehmen meinen, nur weil sie ein Blackberry haben, könnten sie ihre Sekr.aufgaben jetzt selbst übernehmen. Meist haben sie aber leider keine Ahnung von Organisation, Terminplanung, Wiedervorlage und oft nicht mal von Rechtschreibung – entsprechend chaotisch wird die Zusammenarbeit. Was ist das eigentlich für eine Herabsetzung einer hochprofessionellen Berufsgruppe, wenn man glaubt, sie wären durch mobile Endgeräte und autoreply-Funktionen ersetzbar? Ich glaube, dass unsere Kunden es durchaus schätzen, dass wir ein Sekretariat bereitstellen, das alle Fragen verbindlich klärt, auf Emails zeitnah antwortet, für die Einhaltung der Termine sorgt etc. Für Geldverschwendung hält das sicher niemand, denn es erspart enorme Zeit!

  4. Roland Kühl-v.Puttkamer

    @Patrick: Podcast? Gerne. Aber wir kommen kaum hinterher :-).
    Das Thema „Slow Ads“ steht ja noch in der Pipeline.

    Zum Thema des Posts: Ich denke, Verbindlichkeit ist ein entscheidender Faktor, nicht der rein technikgetriebene Ansatz der Geschwindigkeit. Verbindlichkeit widerum impliziert Zuverlässigkeit und diese darf durchaus auch ein paar Tage Zeit haben, dann aber eben verlässlich. Wer kann und will schon alles gleichzeitig sofort bearbeiten?!
    Was die Autoreply betrifft, teile ich @Patricks Meinung. Eine möglichst zeitnahe Reaktion im geschäftlichen Verkehr ist elementar, ggf. durch Vertretungen, ein Sekretariat oder andere Beauftragte. Das Schlimmste ist nicht eine ggf. existierende Latenz in der Handlung sondern vollkommenes „Schweigen“ über mehrere Tage. Habe ich zum Beispiel noch keine konkrete, postwendende Aktion oder Meinung zu einer entsprechend eingegangenen eMail im Kopf, versuche ich trotzdem so oft wie möglich zu antworten, manchmal nur um zu sagen, dass mich die Nachricht erreicht hat und ich (noch) keine Antwort darauf habe ;-)

  5. Patrick Breitenbach

    Ein weiteres Problem ist nicht nur die Zunahme der Echtzeitkommunikation sondern auch deren Verteilung auf diverse Kanäle (Twitter, Facebook, Mail, Skype, etc. pp). Solange es dort keine vernünftige Bündelung gibt, wird es einfach schwierig alles im Überblick zu behalten. Wir sind eben nur bedingt bis gar nicht multitaskingfähig. Und dass da dann so einiges durchrutscht ist ja kein Wunder. Ich habe eh das Gefühl, dass Twitter bsp. fast nur noch als reiner Sendekanal genutzt wird und Kommunikation bsp. stärker wieder auf Facebook stattfindet.

    Ich jedenfalls habe einen deutlichen Kreativitätsanstieg erfahren, als ich einfach mal wieder in Ruhe ein gutes Buch in die Hand genommen habe und mal konzentriert ne Stunde am Stück gelesen habe. Ach diesen „Muskel“ dürfen wir nicht verkümmern lassen. Aber das nur nebenbei.

  6. ralf schwartz

    @Roland sagt sehr schön, worum es mir ging: „Das Schlimmste ist nicht eine ggf. existierende Latenz in der Handlung sondern vollkommenes “Schweigen” über mehrere Tage.“

    Die Auto Reply sagt nur „Jaja“ und man ist kein bißchen schlauer – die (zeitnahe – bitte nicht als ’sofortige‘ Reaktion zu mißverstehen! @Patrick, @anatol) menschliche Reaktion kündet von Respekt und Relevanz.
    Und Corys Vorgehen ist doch ganz im Sinne Patricks und des guten Buches.

  7. E-Mail: Filterstrategien & Social Media-Integration | Werbeblogger – Weblog über Marketing, Werbung und PR » Blog Archiv » E-Mail: Filterstrategien & Social Media-Integration

    […] Thema dieses Posts, den ich gestern vorbereitete, ist zufällig thematisch verwandt mit Ralfs Post von heute […]

  8. Patrick Breitenbach

    Corys Vorgehen ist einfach nur witzig, weil ungewöhnlich, also eine typische Seth Godin Geschichte, die sobald niedergeschrieben eigentlich unwiederholbar ist. Man stelle sich vor was passieren würde, wenn jeder so verfährt. Im Bereich Management ist das vielleicht gerade noch denkbar, aber wer beispielsweise im Kundenservice arbeitet, wird mit dieser Strategie gegen die Wand laufen. Wieso künstliche Redundanz erzeugen, nur weil jemand keinen Bock hat E-Mails aus der Vergangenheit aufzuarbeiten.

    Das Beispiel von Cory ist für mich nichts anderes als charmant verpackte Arroganz nach dem Motto „Sorry du hast zur falschen Zeit vorgesprochen. Wenn du wichtig genug bist, darfst du aber erneut bei mir vorsprechen“ Es impliziert zunächst einmal dass mein Anliegen zunächst einmal belanglos ist. Das würde ich als Kunde nicht immer gutheißen.

  9. Patrick Breitenbach

    Und zum Thema „Ja, Ja“. Das geschieht nur wenn eben diese Aufarbeitung nach der Absenz nicht geschieht. Es ist eine Haltung, weniger eine Frage der Formulierung.

  10. ralf schwartz

    @Patrick
    Es bleibt die Unsicherheit, ob man gelöscht wird, direkt im Junk landet oder doch noch irgendwann etwas passiert.
    Ich verfahre immer so, wie Roland es oben beschrieb (kurzes Feedback, daß die Nachricht angekommen, bearbeitet, etc. wird, wenn es schon nicht direkt klappt).
    Auch eine Frage der Haltung – und des in den Wald hineinrufens :)

  11. Patrick Breitenbach

    @Ralf: Wo versagt dann da aber der Autoresponder?

    Und Junkmail ist sowieso ein ganz anderes Problem, das passiert ja auch bei Anwesenheit durchaus des öfteren.

  12. ralf schwartz

    @Patrick
    Der Auto Responder garantiert keine Antwort, auch wenn später der Responder wieder an Bord ist.

    Gefühlsmäßig verschiebt mir das Auto Reply die Verantwortung zum Kontakt wieder zum Sender zurück.
    Mir persönlich ist die individuelle Antwort lieber, der individuelle Dialog. Nicht mehr, nicht weniger.

  13. Patrick Breitenbach

    @Ralf: Ich verstehe dich nicht.

    Das würde ja in der Konsequenz bedeuten: „always on“.

    Die Information, dass man sich in der Zeit bewusst „off“ befindet, empfinde ich als sehr positiv, denn das Auftanken gehört dazu. Ich lebe auch eine Verquickung zwischen Beruf und Leben, aber manchmal muss man beides auch mal kurzfristig abstreifen können. Stichwort „Work-Life-Balance“. Ein Responder kommuniziert bei mir jedenfalls, dass ich mich in einer Auszeit befinde, aber dass sich in dringenden Fällen mein restliches Team um ihre Anliegen kümmern.

    Bei teamlosen Einzelkämpfern ist diese Abwesenheit dann in der Tat schon etwas schwieriger. ;-)
    Aber dafür lassen sich ja wiederum Netzwerke bilden.

  14. ralf schwartz

    @Patrick
    Always on bedeutet für mich ständig erreichbar zu sein. Das meine ich aber nicht.
    Von den berühmten Ausnahmen abgesehen, denke ich, verdient ein Tweet, eine dm, eine eMail, eine Mailbox-Nachricht eine Antwort (zumindest aber ein kurzes Feedback) innerhalb von 24 Stunden.
    Ich selbst bin zu neugierig, um nicht innerhalb dieser Zeit mal zu schauen, was so abging :)

    Andere machen sich den ganzen Tag und ihre Effektivität kaputt, weil sie meinen, jede eingehende Nachricht sofort kennen und beantworten zu müssen.

    Wieder andere handhaben das Thema so lax, daß größere Probleme daraus erwachsen: „Man hat die Mails übersehen, man hat bloß vergessen zu antworten (Beste Ausrede des Tages!) oder man dachte, dass man das Problem einfach aussitzen kann.“
    netzpolitik.org/2010...

    Jeder sollte den für sich besten Weg finden, aber dabei auch ein wenig an sein ‚Gegenüber‘ denken, den Kunden, Nachfrager, Sender.
    Womit sich der Kreis schließt, weil wir wieder beim Thema Haltung sind.
    Ich jedenfalls beurteile Leute auch nach ihrer Art auf Mails einzugehen oder eben nicht.

  15. Lesetipps für den 5. Mai | Netzpiloten.de - das Beste aus Blogs, Videos, Musik und Web 2.0

    […] MfG – nach Diktat verreist: Gerade in den kommenden Wochen mit den vielfältigen Feiertagen und der next10 stellt sich dem Kommunikator in uns wieder eine wichtige Frage: Auto Reply or Not? […]

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